3강. 결재 스킬 교육
“올바르게 결재를 올리는 방법”
결재 스킬의 핵심 역시, “기분 좋게, 프로세스에 맞게 상사에게 책임을 넘기는 것”
디지털 시대에 맞게 온라인으로 진행되고 있는 결재의 프로세스를 실무자 관점에서 소개합니다.
첫 번째, 결재와 관련된 기초 문서를 초안부터 구글 드라이브 공유 기능을 이용해 결재 라인, 협업 라인에 있는 사람과 공유하는 것입니다.
두 번째, 구글 문서의 댓글 기능을 통해, 결재 라인이 알아야 할 사안을 반복해서 태그를 걸어 책임 떠넘기기 기법을 사용하는 것입니다.
세 번째, 문서 자체에서 최종 결재의 컨펌을 얻고 나면 해당 문서를 링크로 거는 방식으로 온라인 결재 플랫폼에 첨부하는 것입니다.
외부 문서 형식을 구글 문서로 변환하면 결재 라인과 협업 라인에 공유가 쉽고, 책임 떠넘기기 흔적을 확인할 수 있어 편리합니다.
따라서 한글, PDF, 파워포인트, MS워드, 이메일 등의 형식은 구글 문서로 변환한 후 공유 드라이브에 업로드하여 일을 시작해야 합니다.
한글 프로그램의 경우 전체 내용을 복사하여 구글 문서에 붙이는 방식으로 전환하고, 표가 깨지는 경우에는 수작업으로 보완합니다.
다른 형식의 파일은 구글 드라이브에 업로드한 다음 ‘구글 문서로 변환’ 기능을 이용하면 쉽게 변환할 수 있습니다.
결재할 때 주의해야 할 사항은 관행대로 결재를 올리는 것입니다.
최종 결재자 입장에서 선뜻 승인하기 어려운 결재는 이전 히스토리를 잘 모르는 아이템에 대한 결재 상신이기 때문입니다.
중간 관리자와 최고 경영자는 정기적으로 바뀌기 때문에, 히스토리를 모른 채 결재 서류를 볼 가능성이 높습니다.
즉, 최종 결재자가 결재 서류에 숨어있는 히든 리스크를 가늠하지 못한 상태에서는 어떤 식으로든지 결재가 이루어지기 어렵습니다.
반면 실무자는 결재가 늦어지면 후속 업무가 지연될까 염려하고, 결재가 반려될 경우 업무를 다시 시작해야 할 어려움에 처할 수도 있습니다.
최종 결재자의 관점에서 보면 대부분 걱정스러운 마음에서 결재를 할 가능성이 높습니다.
지출결의서의 경우 혹시 과다한 지출이 아닐까? 혹시라도 모럴 해저드식 지출이 아닐까? 하는 걱정을 안고서 결재서류를 보게 됩니다.
각종 계약 서류는 잠재된 위험과 회사의 유불리를 따져볼 시간적 여유가 없기 때문에 지출보다 더 걱정을 불러일으킵니다.
관련 서류가 많을 경우, 첨부된 여러 개의 PDF만 봐도 숨이 막혀 뇌가 잔뜩 긴장한 상태에서 읽고 싶지가 않은 것입니다.
간과할 경우 나중에 큰 위험에 휩싸일 수도 있는 외부 공문의 경우에도 꼼꼼히 살펴봐야 하기 때문입니다.
따라서 결재에서 가장 중요한 것은 최종 결재자의 관점을 고려해, 결재 자료 작성 과정에서 결재를 끌어들여 책임을 떠넘기는 것입니다.
그러면 최종 결재자는 온라인 결재 항목을 보고 안심하고 결재할 수 있습니다.