원활한 회의를 진행하기 위해선 회의 자료 준비과정 자체가 회의의 핵심 기능이 되어야 합니다.

특히 “원도큐먼트 원칙”을 활용하여 하나의 공통 회의 자료를 함께 만들어서 CEO가 결정해야 할 사항을 표시함으로써 CEO에게 책임을 이월합니다. 

하나의 회의자료가 생성되면, 새로운 팩트를 더하거나 수정하는 과정에서 저절로 결재라인 및 협업 라인 사람들에게 책임을 넘기게 됩니다.

또, 공유 사항 및 협조해야 할 사항을 문서에 표기해서 책임을 절차에 맞게 넘김으로써, 회의 목적을 달성하는 것입니다.

회의에 적용하는 소통 기술의 핵심은 “초안부터 공유하여 계속 조르는 것”입니다.

이러한 조르기 방식은 회의 소통에서 가장 중요한 절차이기 때문에, 회의가 열리기 직전에 자료를 업데이트하는 것을 지양해야 합니다.

회의용 문서에 새로운 내용이나 의사결정이 필요한 사항을 올리면 해당 부분을 하이라이트하고 댓글을 쓰는 것이 기본입니다.

이어 관련된 사람을 태그 하면 태그 된 사람의 이메일로 문서 내용이 전달되어 책임이 1차로 넘어간 것입니다.

두 번째 조르기 기법은, 사내 메신저를 이용하는 것입니다.

메신저를 통해 회의 자료와 함께 태그 사항에 대한 확인을 요청하는 내용을 보낸 후, 상사나 동료가 “알았다”라는 답을 할 때까지 계속 요청합니다.

“알았다”에 해당하는 답을 얻으면 이제 책임을 고스란히 다른 사람에게 넘긴 것입니다.

물론, 회사 전체에 위기를 초래할 수 있는 긴급 상황일 경우 전화나 대면을 통해 즉시 보고해야 합니다.

회의자료의 두 축은 지난주 실행 및 실적과 이번 주 예정사항으로, 각 부분 책임자가 결심사항 및 진행사항을 보고합니다.

회의 주재자는 궁금한 사항을 추가로 질문하여 보완 작업을 지시합니다.

회의에서 나온 안건들뿐 아니라 회색지대에서 진척 없이 남아있는 중요 사안에 대한 결정 또한 회의 주재자의 몫이기 때문에,

회의주재자는 이러한 이슈들에 대해 누가, 언제까지, 어떤 형태로 조사해서 결론을 갖고 올지 지시해야 합니다.

그래야 회의주재자도 담당자에게 기분 좋게 책임을 넘길 수 있습니다.